ゴルフ場で
コース運営・会員請求
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まず答え
利用額を会員口座へ記録することと、その残高を実際に支払うことは別です。請求に加わった金額、入金、残高を分けて確認します。
詳しい解説
会員向けに後からまとめて請求する仕組みでは、利用した金額の登録と、実際の支払いを分けて記録します。会員口座へ付けたという事実だけで、カード引き落としや入金が終わったとは判断しません。
具体例として、Lightspeed GolfのHouse Accounts Version 2では、予約料金や継続利用料などを顧客の口座へ付けられます。プロショップやレストランのPOSから付けた金額も、口座の明細へ反映されます。
これとは別に、口座残高へ支払いを行う処理があります。公式資料では、その支払いは履歴へ記録され、未払い額を減らすか、預り残高を増やすと説明されています。同じ画面で扱う場合でも、「利用額を付ける」と「残高へ支払う」は別の動きです。
利用者は、明細の利用額だけでなく、支払い履歴と残高を確認します。運営側も、口座への登録を受領済み金額と混同せず、会員・利用日・請求内容に対してどの支払いが対応するかを追える状態にします。
この説明は一製品の公開仕様を例にしたものです。自動請求の日程や家族口座のまとめ方、預り金の扱いは契約とシステムで異なるため、すべてのクラブが同じ手順という意味ではありません。