大量の
ゴルフアーカイブ・図書館学
まず答え
最低でも、写真ごとの識別番号、撮影日、場所、大会・ラウンド、写っている人物、内容説明、撮影者・出典、権利情報を付けます。分からない項目は推測で埋めず「不明」とし、人物名や地名は表記を統一すると後から検索しやすくなります。
詳しい解説
大量の大会写真は、画像ファイルだけを保存しても、数年後に「この選手の写真」「2018年の最終日」「18番グリーンの写真」を探すのが難しくなります。検索できる状態にするには、写真と一緒に目録情報を残す必要があります。
米国国立公文書記録管理局（NARA）は、写真・映像等の記録について、背景と文脈、内容説明、主題語、地理情報、主要人物などの情報が検索や管理に役立つと案内しています。またNARAのカタログは、人物・組織、日付、説明、デジタルオブジェクト等のメタデータを使って検索・絞り込みできる仕組みです。
ゴルフ大会写真なら、実務上は①一意の写真ID、②撮影日・時刻、③大会名・開催年、④ラウンド、⑤コース名・ホール番号・場所、⑥写っている選手・キャディ・関係者、⑦何をしている場面か、⑧撮影者・提供元、⑨元ファイル名、⑩著作権・利用条件、⑪元データへの保存場所、を持たせると探しやすくなります。
人物名は「松山英樹」「HIDEKI MATSUYAMA」のように表記揺れが起きやすいため、表示名とは別に人物IDを持たせると安定します。大会名やコース名も同様です。日付が不明なら推測値を確定値として入れず、「2020年代前半」「日付不明」など確度を分けます。
また、写真の説明文だけに全部の情報を詰め込むより、人物、日付、場所、大会を別項目に分けた方が検索や並び替えが容易です。画像内へ最低限の埋め込み情報を持たせつつ、詳しい目録はデータベース側で管理すると、ファイルと検索情報の両方を維持しやすくなります。
つまり、後から探せる写真アーカイブにするには、「画像を保存する」より「誰・いつ・どこ・何・どの大会・どの権利の写真か」を構造化して残すことが重要です。